Gratis prøve eller betalt abonnement på digital underskrift

Annonce – sponsoreret indhold.

Spørgsmålet om gratis eller betalt digital underskrift melder sig typisk, når den første kunde har underskrevet et tilbud, og du pludselig skal bruge løsningen igen og igen. Det korte svar er, at en gratis løsning er fin til at teste processen og til meget lav volumen. Når du har flere kunder, flere medarbejdere eller behov for at fremstå med egen branding, bliver et betalt abonnement billigere end de gratis løsningers skjulte omkostninger: tabt tid, begrænsninger og et uprofessionelt indtryk. Her kan du vurdere, hvor din virksomhed står.

Gratis eller betalt digital underskrift: derfor starter de fleste uden at betale

Når du lige har startet virksomhed, tæller hver faste udgift. Software er en af de poster, man gerne udskyder, og det er fornuftigt. En gratis prøve giver dig mulighed for at afprøve, om kunderne faktisk underskriver hurtigere, om uploadprocessen er til at finde ud af, og om du kan lide arbejdsgangen. Overgangen fra gratis prøve til et abonnement på digital underskrift bør derfor ikke ses som en udgift, du er tvunget ind i, men som næste trin, når værktøjet har bevist sin værdi.

De fleste starter gratis af nogle få konkrete grunde:

• Lav risiko: Du ved ikke, hvor mange kontrakter, samarbejdsaftaler eller fortrolighedserklæringer du reelt får brug for at sende.
• Kort tid til første resultat: Du kan oprette en konto og sende et dokument til underskrift samme dag.
• Sammenligning: Med flere prøver kan du se, hvilken brugerflade der passer til dig og dine kunder.
• Likviditet: Opstartsbudgettet går til varelager, markedsføring og rådgivere.

Digitale underskrifter har desuden en stabil juridisk ramme i EU gennem eIDAS-forordningen, der skelner mellem simple, avancerede og kvalificerede elektroniske signaturer. For almindelige kundeaftaler, tilbud og ansættelsesdokumenter er det ofte tilstrækkeligt at kunne dokumentere, hvem der har underskrevet, og hvornår. Kræver dit dokument en bestemt form, for eksempel visse ejendoms- eller finansielle aftaler, bør du få individuel juridisk rådgivning, uanset om værktøjet er gratis eller betalt.

De typiske begrænsninger, du støder på med gratis løsninger

Gratis løsninger er sjældent dårlige. De er bare designet til at vise dig værktøjet, ikke til at drive en voksende virksomhed. Tag ePacts gratis prøveperiode som eksempel: den giver 20 signaturer, 1 bruger og 30 dages adgang. Det er rigeligt til at teste, men det rammer hurtigt loftet, hvis du sender aftaler til flere kunder.

Antal signaturer

Et loft på 20 signaturer lyder af meget, indtil du opdager, hvor hurtigt de forsvinder. Hvis et dokument skal underskrives af to parter, kan det tælle for mere end ét dokument. Tjek derfor altid, hvordan en signatur opgøres hos den udbyder, du vurderer, og over hvilken periode.

Antal brugere

Med kun 1 bruger ender mange med at dele et login. Det er bekvemt i en uge og et problem herefter. Du kan ikke se, hvem der har sendt hvad, og du risikerer, at dokumenter ender ét sted, mens aftalerne ligger et andet. Adgang til kundedokumenter bør desuden holdes personlig, især hvis de indeholder personoplysninger. Datatilsynet har vejledning om behandling af personoplysninger, som du kan bruge som udgangspunkt.

Branding og whitelabel

Det er her, begrænsningen rammer dit brand mest. I gratis løsninger møder kunden ofte en afsender, et design og en mail, der tydeligt stammer fra værktøjet og ikke fra dig. Whitelabel betyder, at oplevelsen tilpasses din virksomhed, så underskriftsforløbet føles som en naturlig del af din kundeoplevelse. Hos ePact er whitelabel opført på de tre betalte pakker, men ikke på den gratis prøveperiode. Når en kunde skal skrive under på en aftale af betydelig værdi, er tillid afgørende, og en uklar afsender skaber tvivl.

Tid, opbevaring og support

En prøveperiode på 30 dage betyder, at adgangen udløber. Spørg altid, hvad der sker med dine underskrevne dokumenter, og sørg for at have dem gemt andre steder, før en prøve slutter. De betalte pakker hos ePact har ubegrænset opbevaring, og supportniveauet stiger med pakken: standard, prioriteret og dedikeret support med onboarding. Gratis brugere har sjældent mulighed for hurtig hjælp, hvis en kunde ikke kan åbne et dokument inden en deadline.

Konkrete tegn på, at din virksomhed har brug for mere kapacitet

Du behøver ikke vente på, at noget går galt. Disse signaler viser, at den gratis løsning er ved at blive en bremseklods:

1. Du tæller signaturer. Når du overvejer, om en aftale er vigtig nok til at bruge en signatur på, styrer værktøjet din forretning, ikke omvendt.
2. Du deler login. Så snart en kollega, en bogholder eller en freelancer også skal sende dokumenter, har du brug for flere brugere.
3. Kunder spørger, hvem afsenderen er. Hvis nogen tøver, fordi mailen ikke ligner din virksomhed, taber du tillid og tid.
4. Du gentager de samme dokumenttyper. Tilbud, samarbejdsaftaler, NDA'er og ansættelseskontrakter er stærke kandidater til en fast proces.
5. Du går glip af tempo. Hvis kunder venter på, at du får oprettet, uploadet og sendt manuelt, koster det i salgsprocessen.
6. Du vil vokse. Planlægger du flere kunder, nye ansatte eller større kontrakter, er det billigere at vælge kapacitet på forhånd end at skifte under pres.

Har du kun ét eller to af tegnene, og de er svage, kan du sagtens blive på gratis lidt længere. Rammer tre eller flere dig, er det en klar indikation på, at tiden er inde.

Gratis prøve eller betalt abonnement: den direkte sammenligning

Tabellen herunder bygger på de pakker, ePact oplyser på sin prisside. Priserne er ekskl. moms og faktureret årligt.

Fordele og ulemper ved gratis

• Fordele: ingen udgift, hurtig opstart, ingen binding, god til at teste arbejdsgangen.
• Ulemper: lavt antal signaturer, én bruger, tidsbegrænset adgang og ingen whitelabel i den pakke, der er beskrevet her.

Fordele og ulemper ved betalt

• Fordele: højere kapacitet, flere brugere, whitelabel, ubegrænset opbevaring, support der følger virksomhedens størrelse.
• Ulemper: en fast udgift, og med årlig fakturering binder du dig for en periode. Vælger du for stor en pakke, betaler du for kapacitet, du ikke bruger.

Sådan vurderer du, hvilket abonnement der matcher din virksomhed

Det er nemt at vælge ud fra pris, men et bedre udgangspunkt er at kigge på dine egne tal. Gå disse trin igennem:

1. Tæl dine dokumenter. Hvor mange aftaler sendte du til underskrift i de seneste måneder, og hvor mange underskrivere var der på hver?
2. Find din travleste periode. Hvis du har sæsonudsving, så vælg efter spidsbelastningen, ikke gennemsnittet.
3. Tæl brugerne. Tæl både dem, der sender dokumenter nu, og dem, der skal det inden for det næste halve år.
4. Tjek opgørelsen. Spørg, om signaturer gælder pr. måned eller for hele perioden, og hvad der sker, hvis du overskrider loftet.
5. Vurder brandets betydning. Hvis kunderne er virksomheder, eller aftalerne har høj værdi, vejer whitelabel tungere.

Business Standard: den mindre virksomhed

Med 400 signaturer og 2 brugere passer pakken til enkeltmandsvirksomheder, små teams og konsulenter, der sender faste aftaler. Whitelabel er med fra start, så du fremstår professionelt uden at skulle op i næste pakke for det.

Business Pro: den skalerende virksomhed

Her er der plads til 1.000 signaturer og 5 brugere samt prioriteret support. Den passer til virksomheder, hvor salg, administration og HR alle sender dokumenter, eller hvor du er begyndt at ansætte. Det er også pakken, du vælger, hvis du forventer vækst og ikke vil skifte igen om et halvt år.

Business Premium: den etablerede virksomhed

Med 2.500 signaturer, 10 brugere og dedikeret support med onboarding er pakken til virksomheder med stor dokumentmængde og flere afdelinger. Onboarding er især værd at lægge mærke til, hvis flere medarbejdere skal lære en ny arbejdsgang på én gang.

Sådan afgør du, om gratis stadig er nok

Du kan fortsætte med gratis, hvis du sender få dokumenter, kun har én bruger, og kunderne ikke lægger vægt på afsenderens udseende. Det gælder for eksempel, hvis du tester en forretningsidé, eller hvis underskrifter kun er en lille del af din hverdag. Men husk, at den gratis prøve hos ePact er tidsbegrænset, så planlæg, hvornår du tager stilling.

Er du i gang med at skalere, er et betalt setup en investering i professionalisme. Kunden oplever en ensartet proces, dit team arbejder i ét system, og du bruger ikke tid på at tælle signaturer eller dele adgang. Start med den pakke, der dækker dit behov de næste 6-12 måneder, og skift, når din aktivitet kræver det.

Ofte stillede spørgsmål

Er digitale underskrifter fra gratis værktøjer lige så gyldige som fra betalte?

Gyldigheden afhænger primært af typen af elektronisk signatur og af, om du kan dokumentere underskriverens identitet og tidspunktet, ikke af prisen. eIDAS-forordningen skelner mellem simple, avancerede og kvalificerede signaturer. Har du brug for en bestemt signaturtype eller formkrav til et dokument, så få rådgivning fra en jurist.

Hvornår er det rigtige tidspunkt at skifte fra gratis prøve til betalt?

Skift senest, når du begynder at tælle signaturer, deler login eller oplever, at kunder er usikre på afsenderen. Ofte er det også klogt at skifte, før prøveperioden udløber, så du ikke mister kontinuitet i dine dokumenter.

Kan jeg opgradere, hvis min virksomhed vokser?

Pakkerne hos ePact er opbygget som trin fra Standard over Pro til Premium, så du kan vælge en større pakke, når antallet af signaturer eller brugere stiger. Spørg altid udbyderen om vilkår for skift midt i en abonnementsperiode, så du kender reglerne på forhånd.